Autor: Bogna Sadowska

Kiedy już potrafimy zidentyfikować własnych „pożeraczy czasu” i w miarę płynnie poruszamy się po Matrycy Zarządzania Czasem, warto zadać sobie pytanie „I co z tego?”. No właśnie. Jeśli pozostaniemy na bardzo komfortowym etapie teoretyzowania – nie zmieni się kompletnie nic. Właściwie zmieni się – wzrośnie frustracja spowodowana marnotrawieniem czasu, wszak teraz zupełnie świadomie zabijamy czas siedząc sobie w IV ćwiartce (o Matrycy i ćwiartkach więcej TUTAJ)…
Co można zrobić, żeby jednak wygospodarować trochę więcej czasu dla siebie jednocześnie realizując zadania, które stawia przed nami praca/dom/życie/rodzina?
Po pierwsze – lista priorytetów. Na bazie Matrycy Eisenhowera stwórz swoją własną listę priorytetów. Pamiętaj, to będą zazwyczaj zadania i czynności z ćwiartki II.
Po drugie – ustal, które zadania są celami długoterminowymi (nie, nie przebiegniesz maratonu bez przygotowania) a które mają „krótką datę realizacji” i powinny zostać zrealizowane w pierwszej kolejności (jeśli myślisz o maratonie, może zacząć od wieczornego truchtania wokół osiedla?)
Po trzecie – planuj. Korzystaj z kalendarza, terminarza, telefonu czy co tylko może Tobie ułatwić sprawę. Chociażby kartka papieru z zapisanymi Twoimi priorytetami. Najbardziej efektywnym okresem czasu do zagospodarowania jest jeden tydzień. Jest to okres na tyle długi, że zmieścisz oprócz rutynowych zadań jeszcze coś z listy priorytetów, a na tyle krótki, że już po tygodniu czy dwóch jesteś w stanie określić, na ile zrealizowałeś swoje plany.
Po czwarte – wracaj do listy swoich priorytetów i aktualizuj ją w miarę realizacji kolejnych celów. Będziesz mieć wgląd w swoją skuteczność, a poza tym to naprawdę ogromna satysfakcja, kiedy „odhaczasz” na liście już zrealizowane zadania 
Tak, wiem, nie jest to proste. Ale warto pamiętać, że „codziennie dostajesz 1440 nowych minut które „nie przechodzą” na kolejny dzień…

Czy zastanawialiście się kiedyś  co to jest karoshi ? – to takie zjawisko w Japonii gdzie ludzie zapracowują się na śmierć –moim zdaniem jest parę rodzajów śmierci które są zdecydowanie przyjemniejsze…

Pomyślałam ostatnio,  ile ciekawych rzeczy omija nas w życiu ponieważ „nie mamy czasu”. Zasuwamy jak mały motorek, a przez głowę przelatują myśli rodzaju:  „dlaczego moja doba nie jest dłuższa…”, „kompletnie nie mam czasu, jestem taka zaganiana, że nie wiem jak się nazywam”…

Biegniemy na oślep bo „szkoda czasu”. Tak, to prawda, że żyjemy zdecydowanie w szybszym tempie niż nasi dziadkowie, czy nawet rodzice. Tempo życia wymusza dobrą organizację, albo skazuje nas  na narzekanie na brak czasu na cokolwiek.

Oczywiście można sobie poradzić w takich sytuacjach gdy ilość zadań przerasta nasze możliwości. Japończycy np. śpią tylko 3-4 godziny na dobę. Ja proponuję lepsze rozwiązanie. Słyszeliście z pewnością o szkoleniach pt „Zarządzanie czasem”…

Moim zdaniem czasem nie można zarządzać, czas po prostu płynie. Jedyne czym można zarządzać, to swoimi działaniami wykorzystując czas który mamy. Niby to samo, a jednak różnica jest zasadnicza – w przypadku „zarządzania czasem” próbujemy okiełznać coś, czego nawet „starożytni bogowie Greków” nie byli w stanie pokonać. Natomiast kiedy chcemy „zarządzać SOBĄ w czasie” przejmujemy odpowiedzialność za sposób w jaki żyjemy.

Niektórzy mówią, że planowanie zabija spontaniczność i obleka życie w nudę, rutynę i powtarzalność. Lepiej pozwalać losowi zaskakiwać się każdego dnia i płynąć z prądem wydarzeń… Niekoniecznie. Planowanie z wyprzedzeniem pewnych działań uchroni nas przed późniejszym „reagowaniem”, kiedy działania staną się pilne… To tak jak z przeglądem stomatologicznym. Teoretycznie powinniśmy co pół roku otwierać usta przed dentystą na fotelu aby sprawdzić stan zdrowia zębów. Oczywiście, są ludzie, którzy regularnie co pół roku odwiedzają stomatologa. No ale co się stanie, kiedy to zaniedbamy? Może nic się nie stanie i będziemy mieć to szczęście i nasze zęby nigdy się nie popsują. Ale może być też zupełnie inaczej – bolący ząb może naprawdę popsuć humor, urlop, zabawę i cokolwiek innego, co akurat mieliśmy właśnie robić. A gdybyśmy pilnowali terminów wizyt co pół roku… no właśnie.

Jeśli chcemy dobrze rozplanować swoje działania i wykorzystać nasz czas tak, aby wystarczyło go na wszystkie czynności (nie tylko te zawodowe, ale przede wszystkim osobiste, prywatne)  powinniśmy zdecydować, które czynności są ważne, a które czynności są pilne. Oczywiście, są takie czynności które są i ważne i pilne, na przykład ugaszenie pożaru czy zdjęcie z ognia garnka z kipiącym mlekiem… Czynności które są pilne i ważne zazwyczaj nazywamy „kryzysami” lub „pożarami”.  Są ludzie, którzy dobrze funkcjonują doprowadzając do tego, że wszystkie zadania stają się „pożarem”,  co wiąże się z  dużym stresem i presją czasu… uwielbiają wręcz rolę „strażaka – bohatera” który świetnie radzi sobie z gaszeniem pożarów… Tylko jak długo? Jest naprawdę duża szansa, że w którymś momencie życia dopadnie go wypalenie zawodowe bo najzwyczajniej w świecie będzie już zmęczony ciągłym stresem.

Zastanówmy się  skąd się biorą kryzysy i „pożary”?  Można pokusić się o odpowiedź, że kryzys jest wynikiem zaniedbania ważnych czynności, które nie zostały wykonane w porę. Słowa klucze to „ważne” i „w porę”. No właśnie, tylko które są „te ważne”? Proponuję Ci krótkie ćwiczenie: zastanów się, jaka jest jedna czynność, którą mógłbyś robić (a nie robisz) na co dzień, a co kolosalnie poprawiłoby Twoje życie osobiste? Co dałoby podobne rezultaty w Twoim życiu zawodowym? Najprawdopodobniej są to czynności, na które „nie masz czasu”… Mogę pomóc Ci ten czas wygospodarować.

Spory postęp w lepszym wykorzystaniu swoich (lub swojego zespołu) możliwości można dokonać  przy pomocy bardzo przydatnego narzędzia, za pomocą którego określisz, które zadania są ważne, a które są pilne i dlaczego. Być może znasz to narzędzie, być może z niego korzystasz, to matryca Eisenhowera.

Zapraszam Cię do ćwiczenia, od którego zazwyczaj zaczynam warsztat dotyczący zarządzania sobą w czasie. kliknij tutaj
Ciekawa jestem Twojej opinii 🙂

Chciałam kupić nowe jeansy. Pojechałam do centrum handlowego i odnalazłam właściwy sklep. W moim kierunku od razu przytruchtała sympatycznie wyglądająca pani ekspedientka z przyklejonym do twarzy uśmiechem „W czym mogę pomóc?” Uśmiechnęłam się do pani ekspedientki i powiedziałam – „Dzień dobry, chcę tutaj dzisiaj kupić dla siebie nowe jeansy.” Pani ekspedientka zapytała mnie o rozmiar spodni, z odpowiedniego stosiku wybrała odpowiednią parę i wręczyła mi ją jednocześnie wskazując dłonią wnętrze sklepu „Tam jest przymierzalnia, proszę przymierzyć”. Po chwili zastanowienia powiedziałam „Poproszę jeszcze w innym kolorze, pa przykład czarne”. Pani wyjęła czarne spodnie i bez słowa mi je podała. Zadowolona poszłam do przymierzalni.  Przymierzyłam pierwsze jeansy – no cudo. Leżą jak ulał, wszystko z nimi świetnie. Prawie wszystko… Włożyłam rękę do kieszeni a tam – dziura… tak, dziura. Nie mam pojęcia w jaki sposób w jeansach na sklepowej półce w oryginalnym firmowym salonie pojawiła się dziura w kieszeni. Poinformowałam o tym fakcie uroczą ekspedientkę – „Proszę pani, ale w tych spodniach jest dziura w kieszeni!” Pani nie wykazała większego zainteresowania. Zapytałam więc „Skoro jest to towar niepełnowartościowy, to rozumiem, że otrzymam na te spodnie rabat?” „Nie.” Po prostu nie. „Szefowa nie pozwala”. OK… rozumiem… no tak, rzeczywiście, podejrzliwa szefowa zapewne przewiduje, że przypadek udzielenia rabatu na uszkodzone spodnie uruchomi lawinę innych przypadków „niepełnowartościowego towaru” i mogłoby się okazać, że połowa  „krewnych i przyjaciół Królika” ubiera się w „niepełnowartościowe” jeansy ze sklepu firmowego X… Więc patrząc tęsknie w swoje odbicie w lustrze w bardzo ładnych, (niestety z dziurawą kieszenią) spodniach powiedziałam „W takim razie ja tych spodni nie kupię”. Gest wzruszenia ramionami panny odebrał mi chęć przymierzenia drugiej pary spodni czekającej na mnie w przymierzalni. Przebrałam się w moje „stare” spodnie i wyszłam ze sklepu. Niezadowolona. Dlaczego nie kupiłam spodni? Chociaż naprawdę chciałam kupić spodnie, pojechałam do ulubionego sklepu ze spodniami, byłam gotowa wziąć nawet dwie pary… Nie kupiłam spodni, ponieważ panna nie była sprzedawcą, tylko ekspedientką. Traktującą klientów w sklepie jak zło konieczne. Wydawać by się mogło nie rozumiejącą prostej prawdy, że to klient który przynosi pieniądze do sklepu i wychodzi zadowolony z zakupami zapewnia jej płynność comiesięcznych zarobków…  A tak naprawdę wystarczyłoby, gdyby po odkryciu dziury w kieszeni pani powiedziała „Ojej, to nam się jeszcze nie zdarzyło, proszę poczekać, zaraz znajdę dla Pani inną parę” „Oj, przykro mi, to była ostatnia para w tym rozmiarze z tego modelu, ale mamy bardzo podobny model, może pani przymierzy?”, „Zaraz sprawdzę czy w innym salonie w Warszawie mają ten rozmiar z tego modelu i poprosimy żeby go nam przesłali”. Gdyby pani była sprzedawcą, ja wyszłabym z tego salonu zadowolona z zakupów. A prawdopodobnie kupiłabym nie tylko spodnie, a może jeszcze drugą parę spodni i elegancko do tego dobraną koszulę/bluzkę/koszulkę/szalik/cokolwiek. Myślę, że jest całkiem spora grupa klientek podobnych do mnie…  Gotowych wydać relatywnie dużo pieniędzy, ale skutecznie zniechęconych przez personel sklepu. Gest wzruszenia ramionami ekspedientki sprawił że poczułam się w tym sklepie jak intruz, nie jak klient. Że pannie jest dokładnie wszystko jedno, czy kupię spodnie czy wyjdę ze sklepu bez zakupów… Tak, prawdopodobnie jestem przewrażliwiona. Być może dlatego, że szkolę sprzedawców i oczekuję, że kiedy jestem klientką zostanę właściwie obsłużona. Wychodząc ze sklepu zauważyłam, że ekspedientki w tym sklepie były trzy. Ciekawa jestem, kogo będzie obwiniać pani ekspedientka, kiedy za parę miesięcy okaże się, iż nie jest rentowne utrzymywanie tak dużego personelu…  Może warto o tym pomyśleć, kiedy pracuje się w handlu?

BHP… Wyzwaniem, z którym się zmagałam ostatnio, było stworzenie kursu e-learningowego który może być wykorzystany jako szkolenie okresowe z zakresu BHP dla pracowników biurowych… Można rzec – temat nie do końca porywa. Zauważyłam jednak, że im więcej czasu spędzałam w towarzystwie przepisów prawa dotyczących Bezpieczeństwa i Higieny Pracy, tym więcej zaczęłam zauważać dużo różnych ciekawych sytuacji… Zastanawiałam się, odbierając dziecko z przedszkola, czy Pani Nauczyciel Przedszkolny ma jakiś dodatek za pracę w uciążliwych warunkach… Poziom hałasu z pewnością przekracza dopuszczalne normy. Ja spędzając tam niespełna dziesięć minut potrzebne na zwyczajową rozmowę dotyczącą dnia mojego dziecka w przedszkolu okupiłam bólem głowy i chęcią ucieczki połączoną z niechęcią do jakichkolwiek dźwięków przez najbliższe godziny (co było niemożliwe, bo właśnie przecież odebrałam dziecko z przedszkola, które jeszcze przez pół godziny nie zorientowało się, że „mama słyszy też jak mówisz, nie musisz krzyczeć”…)
Inna sytuacja – dotycząca również tematyki BHP – koleżanka pracująca w biurze cierpi od dłuższego czasu na zespół cieśni nadgarstka czy jak się ta przypadłość nazywa. W każdym razie, przy długiej pracy przy komputerze boli ją nadgarstek i to tak, że praktycznie uniemożliwia jej to poruszanie ręką. Zapytałam ją „a robisz przerwy w pracy? a dobrze ustawiłaś sobie klawiaturę żeby nie przesilać rąk przy pisaniu? a masz podkładkę pod nadgarstki albo ergonomiczną klawiaturę?” tak, wiem, wymądrzam się bo „jestem na bieżąco”. Szczerze – ze szkoleń BHP których byłam uczestnikiem pamiętam mniej niż niewiele… Może dlatego że były w bardzo tradycyjnej formie pt „pan z czarną teczką, nudną prezentacją która miała milion slajdów i testem który trzeba było zdać na koniec”… Pomyślałam sobie, że może forma elektroniczna będzie ciekawsza i przyniesie efekt w postaci zapamiętania chociażby kilku faktów które mogą poprawić bezpieczeństwo i komfort pracy. W końcu w obowiązkowym szkoleniu okresowym BHP uczestniczy się w godzinach pracy – dlaczego nie przy własnym biurku? Można od razu sprawdzić, czy własne krzesło i monitor są właściwie ustawione…
Jeśli chcesz zobaczyć próbkę kursu, kliknij tutaj
Ciekawa jestem opinii o takiej formie szkolenia okresowego BHP 🙂